ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年1月9日(水) 19:30~20:40 出 席 者 組合長 副組合長2 会計担当 役員3 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)管理組合預金通帳等の代表者(組合長)名義変更手続きについて 新組合長選任に伴う預金関係の代表者(組合長)変更の手続きが12月12日(水)に完了した。 (2)「すまい・る債」について 「すまい・る債」の申込に必要な書類送付および積立金の第1回支払いが12月13日(木)に完了した。 また、この件に関連して、送金後の預金の一覧表が提出された。 マンション総合保険については今年8月8日に3年間の契約が終了するので、7月には更新の検討が必要である。 (3)管理費増額分返金の取り組みについて 返金対象の組合員のうち返金処理が行われていなかった2名の組合員の返金処理が完了し、これをもって返金の取組みは完了した。 (4)駐輪場使用料過払い分の返金について 駐輪場解約後に駐輪場使用料を管理費等とともに入金され続けていた組合員に対して過払い分の返金処理を実施し、返金が完了した。 (5)住居棟エレベーターリニューアル工事について 12月27日(木)に完了した住居棟エレベーターリニューアル工事の請求書が三菱電機ビルテクノサービス㈱から提出されており、1月中に支払いを実施する予定である。(1/11に支払いを完了した。) 議題2.工事関連 (1)住居棟エレベーターリニューアル工事について 12月27日(木)に予定通り完了した住居棟エレベーターのリニューアル工事については居住者に、工事中には「工事速報」(No.1~5)を、完了後にはご協力へのお礼とエレベーターの仕様についての説明文を各戸配付した。 また、地震波感知装置について、P波(地震発生後最初に到達する小さな揺れ)の感知器は地下に、S波(あとから到達する大きな揺れ)の感知器は屋上塔屋に設置された。三菱電機ビルテクノサービス㈱から「仕様内容のパンフレット」「エレベーター工事前・後の記録写真」の提出があった。 (2)屋上出入口(A棟)の鉄柵扉の補修工事について 鉄柵扉の補修工事について、2社から見積書が提出された。 (金額はいずれも税込み) U社 腐食部分を鉄での補修 119,700円 〃 アルミ格子に取替え 219,450円 I社 アルミ格子に取替え 241,500円 腐食への耐性を考慮してアルミ格子への取替えで依頼することとし、メーカー製品であるアルミ格子を使用するのであれば低い金額を提示したU社で問題はないと判断して、依頼先はU社に決定した。 (3)建物調査・診断結果で提言された補修について 提言された補修工事(①R階通路屋根補修工事 ②非常階段根元部分防錆工事)に関して、既に見積書が提出されている2社の他に、2社に見積りを依頼して業者選定を行い、3月から4月には工事を実施する予定。(他2社には見積りを依頼済み1/10、1/11) (4)新たに補修の必要が確認された箇所について 駐車場入口のゲート上部の錆及びA・B・C棟非常階段の1階部分両端に発生している錆の錆止め工事が早期に必要と判断されたため見積りを取り、非常階段根元部分およびR階通路の補修工事とともに施工する予定。(その外、見積りを依頼した業者から補修箇所説明時、駐車場入口崖のコンクリート爆裂部は早期に補修した方がいいとの助言があり、補修工事を施工する予定) (5)駐車場棟エレベーターのリニューアル工事について 総会で承認されている駐車場棟エレベーターのリニューアル工事については、4月に住民説明会を2回開催し、5月上旬から5月末までに施工する予定を確認した。 住居棟と異なり2基同時にエレベーター使用不可の日を設定する必要があるため、その日程は慎重に検討して居住者に提案することを確認した。(1月末までに、工事見積りと工事工程表の提出がある予定) (6)網戸・サッシの補修アンケートについて 網戸・サッシの補修希望に関するアンケートを作成して配付することとした。今回が管理組合による網戸・サッシ補修工事の最終アンケートとなる予定。 議題3.その他 (1)「守秘義務・個人情報取り扱い」の誓約書について 「守秘義務・個人情報取り扱い」に関する誓約書の提出を新役員に要請し、新役員全員から提出があった。 (2)「役員会議事録」の掲示について 全組合員に配付している「役員会議事録」をこれまで掲示板に掲示してきたが、その必要性・有効性を協議した。 協議の結果、議事録の掲示は取り止め、「お知らせ」に主な議題を紹介して掲示することを確認した。「役員会議事録」の全戸配布は従来どおり。 管理組合ホームページへの掲載についてもこれまでどおり個人情報を削除して掲載する。 (3)九州電力からの共用部分の電気料金値上げの「お知らせ」が届いた 九州電力から届いた電気料金値上げのお知らせの内容に関して、 ・値上げの実施日は平成25年4月1日であるが、現在の当管理組合との電力供給契約期間が平成25年8月31日までとなっているため、当マンションの値上げは10月分電気料からとなる。 ・共用部分電気料金の年間値上げ額(増額分)はおよそ25万円となる見込み。 との文書説明の内容である。 (4)マンションの管理などに関する調査(長崎市)について(報告)) 長崎市から、マンションの維持管理を行なう上で、長崎市が、今後、マンションに対してどのような支援等が必要かを検討するため、マンション自体で自治会を構成しているマンション管理組合を対象に「マンション管理等に関するアンケート調査」が実施された。 アンケートは組合長が記入し提出済み。 アンケートの質問内容は、管理組合は組織されているか、築何年か、管理規約等は制定されているかなどであった。 この件に関連して当管理組合の管理規約策定・改正への取り組みの経過を調べまとめた資料を作成した。 アンケートに関し参考とした下記資料はパソコンで取り出した。 ・「マンションの維持管理状況に関する調査」(H17.3)の集約結果 ・「マンション管理標準指針」国土交通省(H17.12) ・「マンション標準管理規約の改正について」国土交通省(H23.7.27) ・「マンション管理標準指針コメント一~五」 (5)役員会年間スケジュール 平成24年度の役員会年間スケジュールが提出され、内容を確認した。 議題4.12月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)12月度の主な支出 ①補修費:共用部照明器具交換費(3ヶ所) 194,880円 ②雑 費:総会開催案内・議案書コピー費 48,025円 (2)管理会社から管理費等の未納月数が先月から増加した組合員が2名いることの報告があった。 未納月数が3ヶ月以上となっている組合員に対しては毎月組合長名で催促状を発行し、未納月数が増加している組合員については役員が訪問して催告と事情聴取を実施することとした。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年2月6日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年2月6日(水) 19:30~20:40 出 席 者 組合長 副組合長2名 組合役員3名 会計 監事 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)居住棟エレベーター更改工事費は支払いが完了した。 居住棟エレベーター(2基)更改工事費(かご室化粧シート貼付け工事含む。)は1月11日(金)に三菱電機ビルテクノサービス㈱へ支払いを完了した。 (2)駐車場棟エレベーター更改工事見積書の提出があった。 駐車場棟エレベーター(2基)更改工事の見積書が三菱電機ビルテクノサービス㈱から提出された。 エレベーター内の床シートも貼り替える予定。 (3)A棟屋上出入口扉(柵)取替え費用は支払いが完了した。 A棟の屋上への出入口扉(柵)の更改工事費用は1月24日(木)に浦上工務店へ支払いを完了した。 議題2.工事関連 (1)A棟屋上出入口扉(柵)取替え工事が完了した。 腐食が進行していたA棟屋上への鉄製扉(柵)をアルミ製扉に取り替える工事は浦上工務店に依頼し1月23日(水)に完了した。 (2)建物調査・診断結果で提言された補修の工事発注先業者を選定した 建物調査・診断結果で提言された、A、B、C棟外階段の基礎部分錆止工事及びR階通路屋根補修工事の見積書が4社から提出され、工事発注先業者を選定した。 外階段基礎部分の補修については調査・診断会社と他の3社の補修方法の見解が異なり、3社は現況を見る限り多額の費用をかける必要はないとの判断から部分的な補修を提案している。 検討した結果、外階段基礎部分の部分的な補修を提案した3社から発 注先を選定することとし、見積り内容も細かく記載され、3社の中で最も低い金額を提示した㈱シゲノ工業を今回は発注先として選定した。 (3)駐車場棟入口横の非常階段下柱部分のコンクリート爆裂補修について 駐車場棟入口横のコンクリートに爆裂(コンクリート内の鉄筋が錆で膨張する現象)が発生しているため、この部分の補修を外階段基礎部分の補修工事とともに実施することとした。 議題3.その他 (1)九州電力の電気料金値上げについて九州電力から説明があった。 1月24日(木)に九州電力担当者が来館し電気料金値上げについて説明があった。 主な内容は次のとおり。 ・電力には高圧電力(自由化部門)と低圧電力(規制部門‐値上げは国に認可申請)があり、ボンヌール長崎の高圧電力使用は共用部分のみであり、九州電力と供給契約を交わしている。 高圧電力の使用は主に、工場、会社ビル、マンション等 低圧電力の使用は 一般家庭 ・当マンションの高圧電力使用について、現在の供給契約の期間は、 平成24年9月1日から平成25年8月31日までである。 ・自由化部門である高圧電力の値上げ幅は燃料費用等から九州電力が決め、利用者に提示説明し値上げを実施できることになっている。 ・低圧電力の値上げについては経済産業省に申請中で、3月中に認可を受け、4月1日から実施予定。(申請値上げ幅は8.51%) ・現在、九州電力高圧電力(自由化部門)は、原発の稼動停止に伴い電力不足が生じ、経費が高い火力発電の焚き増しや他社からの電力購入で安定供給に努めてきたが、平成24年度の経常収支は赤字の見通しである。 ・高圧電力の今回の値上げ幅は、平成28年3月までの3年間の見通しで算出し、九州電力 14.22%。 (東京電力 16.39% 関西電力 19.23%) この他、組合長から、 ・高圧電力については当管理組合との現在の供給契約は8月末までとなっているため、値上げの実施は9月1日からとなる。 ・九州内の民間電力会社の利用が可能か調べてみた。北九州市及び大分市に業者事務所があったので電話で確認したところ、新日鉄専用の業者であった。 ・九州電力以外の電気供給会社(PPS=特定規模電気事業者)の場合、マンションの電力使用量では規模が小さく、業者の供給規模と合わない。 との報告があった。 (2)共用部分の水道料金の請求金額が高かった原因の判明について 平成24年9月分の水道使用料の請求金額が高かったことについて水道局に問合せ、原因を調べたところ、R階洗浄、各階通路洗浄、A・B・C棟外階段洗浄の際の水道使用(親・子メーターの差水料金)によるものであったことが判明した。 その後の使用料は通常の金額になっている。 なお、共用部分の水道使用料として通常請求書で請求される水道メーターは次の4ヶ所となっている。 ①公園側メーター ②消火防水貯水メーター ③管理人室メーター ④集会室メーター (3)日本システム企画㈱の水道管錆による閉塞率調査を実施した。 平成21年8月に設置した給水管更生装置(赤錆を黒錆に変えるNMRパイプテクター)の効果確認の調査が2月1日(金)に実施された。 調査結果報告書は2月15日(金)頃提出される予定。次回調査は2年後の平成27年2月の予定。 (提出された調査報告書によると、前回調査(H24.1.26)と比較し抽出調査対象の5件とも閉塞率が8.2%~3.3%改善していた。) (4)マンションネットワーク回線のNTT接続機器(管理人室設置)の故障発生(機器を交換し翌日完全普及)について 2月5日(火)16時頃接続不能となり、接続機器交換により一旦復旧したが、6日(水)11時頃再発し、NTTと当管理組合の保守契約業者である㈱松風が対応し、同日15時頃復旧した。 (5)九州電気保安協会による共用部分電気設備点検の実施予定について 2月13日(水)10時から11時にかけて、九州電気保安協会による共用部分の電気設備点検を実施予定で、その間の共用部停電に関連し、各戸水道水、ガス、エレベーターが停止することが報告された。 各戸に「お知らせ」を配布済み。(点検は無事終了した。) (6)マンション駐車場の利用者変更について マンション駐車場利用者から解約(1台)の届出があったため、利用希望第一順位の居住者が2月から新利用者として承認された。 (7)エレベーター更改工事に伴うかご内床・壁のシートの色・材質の選択について 三菱電機ビルテクノサービス㈱から、かご内の床・壁シートの見本が提出され、現在のシートの色等を勘案して役員で選択することとした。 (役員会で選択し、三菱電機ビルテクノサービス㈱に連絡ずみ) (8)ボンヌール長崎自主防災組織関連 自主防災組織について以下の報告があった。 ・自主防災組織の結成届を「長崎市役所防災危機管理室」に提出すると、担架や救急箱の支給がある。 ・「婦人防火クラブ」を組織し、「長崎市消防局市民消防係」に結成届を提出すると、消火用バケツやヘルメット、法被などの支給がある。 ・バケツは3世帯に1個支給され、災害時に使用できるホイッスルなどの購入費用も負担してもらえる。 市役所と消防局への自主防災組織結成の結成届については今後検討を重ね、自治会とともに取組みをすすめる。 議題4.1月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)1月度の主な支出 ①補修費:A棟屋上出入口取替え工事費 219,450円 ②雑 費:ゴム印作成費・役員名刺作成費等 24,921円 修繕積立金から居住棟エレベーター更改工事費を支出しています。 (2)管理会社から管理費等の未納月数が先月から増加した組合員が今月も2名いることの報告があった。 管理会社から、管理規約に定められた遅延損害金の意味(利息との違い)、未納管理費等の時効について説明があった。 未納月数が増加している組合員については、遅延損害金の適用にも触れて催告を実施することを検討することとした。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年3月6日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年3月6日(水) 19:30~20:30 出 席 者 組合長 副組合長2 役員3 会計 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)2月分管理費未納組合員への催告を実施した。 3ヶ月以上の未納組合員宅を役員が訪問し、組合長名による支払い依頼書を手渡した。留守宅と外部居住組合員には電話による催告を実施し、支払い依頼書を郵便受けへの投函及び郵便により送達した。 (今回の対象は8世帯) (2)長崎県食品衛生協会による「簡易専用水道検査」料の支払いが完了した。 年1回実施される給水貯水槽の管理状況の法定検査が実施され、3月4日に支払った。 (3)「すまい・る債」の利息の入金があった。 「すまい・る債」の利息が2月20日に管理組合口座に振込まれた。 議題2.工事関連(建物関連補修工事、駐車場棟エレベーター更改工事) (1)建物調査・診断結果で提言された補修工事等の発注先業者決定について 建物調査・診断結果で提言された、A、B、C棟外階段の基礎部分錆止め工事、R階通路屋根補修工事及び駐車場棟入口左側非常階段下のコンクリート爆裂の補修工事、駐車場入口ゲートの錆止め工事の発注先業者を決定した。 決定結果については見積りを提出した業者を訪問し結果通知を行なった。この件に関する報告は次のとおり。 ①依頼先に決定した㈱シゲノ工業及び今回は選定から漏れた三社を組合長、工事担当副組合長が訪問して結果を通知した。〈2月7日(木)〉 ②決定通知を受けた㈱シゲノ工業から工程表が提出された。 〈3月4日(月)〉 ③役員会に対する工程説明会を実施する。 3月9日(土) 19:00~ ㈱シゲノ工業 19:30~ 三菱電機ビルテクノサービス㈱ ④区分所有者と居住者を対象とした両方の工事説明会を2回実施し、どちらかに出席してもらう。 3月15日(金) 19:00~ 16日(土) 10:00~ ※(両方の工事関係説明は併せて90分程度とする。) (2)網戸、サッシの補修箇所調査の実施について 各戸の網戸、サッシの補修箇所を把握するため調査表(管理組合が実施する補修工事としては最終)を全戸に配付した。 (調査実施期間3/8~3/20) 前回補修工事を実施した住戸も不具合があれば提出してもらい、今回まで管理組合による補修工事の対象とする方針を確認した。 提出された不具合の結果をまとめ、次回役員会で発注業者の選定を行う。業者が補修箇所の点検・診断をし、工事を実施する。 (3)駐車場棟エレベーターの更改工事関連 ①駐車場棟エレベーター更改工事後の4基分保守契約を三菱電機ビルテクノサービス㈱と締結した。(2月12日) ②駐車場棟エレベーター更改工事の請負契約は締結完了している。 (1月17日) ③エレベーターかご内の壁及び床のシートカラーは前回役員会後に選定し、三菱電機ビルテクノサービス㈱に通知している。 床シートは今回の工事で4基とも張り替える。 ④駐車場棟エレベーター更改工事は、5月の連休明けに着工する予定。 議題3.その他 (1)日本システム企画㈱の給水管錆による閉塞率調査結果について 報告された閉塞率の結果は次のとおり。 赤錆閉塞率(調査箇所) 102号室 110号室 410号室 502号室 1401号室 H24.1.26 42.5% 43.4% 35.7% 47.7% 57.4% H25.2.01 39.0% 39.9% 33.0% 45.0% 55.5% 閉塞改善率 8.2% 8.1% 7.6% 5.7% 3.3% 調査を実施した5戸とも閉塞率は改善された。 (3.3%~8.2%) 次回調査は、平成27年2月に実施される予定。 (2)九州電気保安協会による共用部分電気設備点検が実施された。 九州電気保安協会による共用部分電気設備点検が実施され、結果としてブレーカー1ヶ所不良の指摘があったため、取替えを依頼した。 点検実施〈2月13日(水)〉 不良ブレーカーの取替え〈4月予定〉 (3)駐車場及び駐輪場の契約者台帳を現行に更新した。 現行の契約者を確認し、台帳を更新した。 更新日 駐車場 2月14日(木) 駐輪場 2月25日(月) (4)労働保険確定保険料の還付について 労働基準監督署から平成23年度の確定労働保険料につき、還付額が発生したとの通知が届き、還付手続きを行なった。 (5)長崎市上下水道局の水道管夜間漏水検査が実施された 上下水道局による水道管夜間漏水検査(年1回実施)が実施された。 2月18日(月)深夜~19日(火)早朝にかけて 当マンション近辺で異常数値が確認されたため、再検査が実施された。 3月4日(月)再検査 当マンション自体は異常なし。 (6)簡易専用水道法定検査が実施された 当マンションの簡易専用水道の法定検査(検査対象:受水槽及びその周囲)が実施された。<2月19日(火)〉 結果は「全て良好」・「異常なし」であった。 (7)「戸別訪問による保険加入勧誘、宗教布教お断り」の取組みについて 組合員から「戸別訪問による保険加入勧誘、宗教布教に迷惑している。管理組合としてお断りの取り組みはできないか」と文書と電話による要望があった。 この件について協議した結果、戸別訪問の営業活動及び布教活動の禁止と、無許可チラシ・広告物・冊子類の集合郵便受けへの投函禁止の文書を掲示板に掲示することにした。 また、集合郵便受けの上にも「チラシ類お断り」の掲示を行うこととした。全戸には玄関に貼付する「悪質な訪問販売お断り」(長崎市消費者センター・長崎県警察発行)のステッカーを配布する。 貼る必要がある方は各自で貼る。(3/8配布した) (8)長崎県マンション管理組合連合会(長管連)について 長管連理事会に組合長が出席した。会議報告として「今年度は私物メーターの公費負担の働きかけ、各マンションへの長管連加入の呼びかけを強化する、との方針説明があった。」ことが報告された。 (9)駐車場区画の私物について 駐車場区画に置かれている私物が増えているとの指摘があり、防火上必要な措置として、可燃物撤去を要請することとした。 ※ 駐車場賃貸借契約書第7条 禁止事項 「車以外のものを置く行為の禁止」に該当し ※火災予防条例41条 「自動車車庫又は駐車場に可燃物が存置されないよう防火上有 効に管理しなければならない。」に該当する。 議題4.2月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)2月度の主な支出 ①水道光熱費:共用部分電気料 159,467円 ②雑 費:防火管理者講習手数料 6,000円 ③雑 費:マンション管理センター登録維持費 5,000円 2月度には、「すまい・る債」の利息が収入の部:受取利息に計上されています。 (2)管理費等の未納については、役員が未納者を訪問して催告した結果、2月度は件数が減少し、未納月数が増加した組合員は1名であったとの報告があった。 管理会社から、未納月数が増加した組合員について、管理規約に定められた遅延損害金の計算表が提出された。 協議の結果、今回未納月数が増加した組合員については遅延損害金の適用にも触れて催告を実施することとした。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年4月10日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年4月10日(水) 19:30~20:30 出 席 者 組合長 副組合長2 会計担当 役員3 監事2 (管理会社) 1 議題1.会計関連(報告) (1)「マンションすまい・る債」の新規積立1回目(10回予定)の発行通知書(2月20日付で債権発行)が届いた。 (2)財務省会計センターから、労働保険料の返還があった。 議題2.工事関連(建物関連補修工事、網戸・サッシ補修工事等) (1)居住者を対象とした当マンション建物補修工事関係及び駐車場棟エレベーター更改工事の工程説明会を、3月15日と16日の両日予定どおり実施した。 (2)建物調査・診断結果で提言された補修工事等について ①工事の着工 A・B・C棟外階段の基礎部錆補修工事 3月22日(金)着工 R階通路屋根補修工事 3月25日(月)着工 ②R階通路屋根補修工事に伴う追加工事について ア.R階通路屋根の軒部分に巻かれている板金の撤去工事 R階通路屋根の軒部分に巻かれている板金に錆が発生しているため巻かれている板金を全面的に取外すことにした。 工事業者の当初見積りは板金を巻いた現状のままで錆止めをする工事の見積りであった。板金内側の発錆が進行しているため、同じ工事を数年毎に繰り返すよりも、板金を全面撤去し、撤去した部分の防錆・塗装工事を実施する工事方法とした。 (※巻いていた板金を剥したところ、中の鉄骨も錆が相当進んでいた) 板金撤去工事の見積りが追加で出された。 イ.R階、屋根の一部増設について R階通路屋根の工事に関連し、住民から「R階の住居棟エレベーター(4号機)前に雨が降り込むため、通路に行く時、雨がかかる」と屋根増設の要望があり、工事業者に見積りを依頼した。 屋根の形状・材質等、工事業者から見積りの内容説明を受け、更に検討する必要があるが、金額を承認し増設を依頼することを確認した。 (4/17に業者の説明があった。B棟外階段枠上方から透明のプラスチック屋根を付け、雨水は通路屋根樋で受ける設計) (3)網戸、サッシの補修工事調査の集計結果及び見積金額について 各戸の網戸、サッシの補修箇所を把握するため調査表を全戸に配付した結果(調査実施期間3/8~3/20)、55件の提出があった。 調査表で申告された不具合箇所及びその個数を元に、三社に見積りを依頼したところ、概算ではあるが、金額に大きな差があった。 三社のうち最も高い金額を提示した業者を除き、今後、二社から見積り内容の説明を受けて、依頼先を決定する。 (4)共用部分ブレーカーの交換について 九州電気保安協会から、前回の設備点検の結果、交換が必要とされた共用部分のブレーカー(1基)の交換工事の見積書が提出された。 交換工事を実施するが、交換時には共用部分の停電が必要となり、インターネットの回線も停止する。施工日はインターネット設備保守委託業者と調整を行った上で決定する。 (日程調整の結果、交換工事を5/1(水)午前10時から実施する) (5)消防設備改修工事について 消防設備点検の結果、報告のあった不備箇所の改修について、㈱長崎ガードシステムから見積書が提出された。 不備箇所の内容は、誘導灯バッテリー、非常ベル等の交換で、次回点検までに全ての不備箇所改修を完了する予定。 議題3.その他 (1)防火管理者交代について 現役員の中から防火管理者を選任するため、副組合長(工事担当)が防火管理者資格を取得した。 3月中に防火管理者に選任し、消防署への届出を行った。 (2)訪問勧誘・セールスへの対策について 訪問勧誘・セールスお断りシールの全戸への配付を完了した。 (3)チラシ類の集合郵便受け投函注意文書について 集合郵便受け上にチラシ類の投函についての注意文書を掲出した。 効果は出ているが、役員から、「書体を変更するなどして、もっと強く訴える文書がいいのではないか。」との意見が出され、効果のある掲出に差し替えることにした。 (4)来客用駐車場の利用ルール遵守について 利用者ノートに記入することなく来客用駐車場を利用している車両に対して、定められた手続きを踏むよう文書で要請した。 (5)駐車場区画の私物について 前回役員会でも協議した「駐車場区画の私物」について、役員で現況の調査を実施した。 この件については防火上、是正せざるを得ないとの考えで一致した。 可燃物については撤去の期限を示して文書で通知するなどの対策を実施する。 その結果については5月役員会で報告する。 議題4.3月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)3月度の主な支出 ①水道光熱費:共用部分電気料 ②備品消耗品費:ランプ(管球)代 3月度には、DDIアンテナ屋上年間使用料が収入の部:雑収入に計上されています。 (2)管理費等の未納については、先月に引き続き未納月数が増加した組合員は1名であったとの報告があった。 協議の結果、今回、未納月数が増加した組合員については、長期不在で本人に会うことが出来ないことから、役員が親族に会って現在の状況を説明する。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年5月8日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年5月8日(水) 19:30~20:20 出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員2 監事2 (管理会社) 1 議題1.会計関連(報告) (1)建物調査・診断結果で提言された補修工事等の費用支払いについて ①マンション建物補修工事関係 (A,B,C棟外階段基礎部分の錆補修、R階通路屋根補修、 駐車場出入口ゲート錆補修、駐車場入口崖爆裂補修) ②R階通路 板金撤去(追加工事) 以上、2件の工事は完了し、工事代金については今月中に支払うことを了承した。(5/14支払い済み) (2)現在提出されている工事等の見積書について ①火災報知受信機のバッテリー等取替え ㈱長崎ガードシステム ②連結送水管法定耐圧試験(平成24年度予算計上分) ㈱長崎ガードシステム ③受電盤電灯用ブレーカー取替え 九州電気保安協会 ④R階住居棟エレベーター前屋根新設工事 ①および②については次回(9月)の消防設備法定点検までに実施し、③については部品が入荷次第日程調整の上実施する。④については業者が材料取寄せ中。 (3)フルカラー複合機(コピー・印刷)の再リースについて コニカミノルタとのリース期間(5年間)が5月28日で満了することに伴い、1年間の再リース契約を締結した。 (期間 2013.5.29~2014.5.28) 議題2.工事関連(建物関連補修工事、網戸・サッシ補修工事等) (1)建物調査・診断結果で提言された補修工事等について ①駐車場出入口ゲート錆補修工事 4/25~ 色は青 ②R階通路 屋根補修工事 3/22~ ③①および②の工事は5/2に完了した。 (2)R階新設屋根工事について 図面に基づき新設屋根の形状、設置方法、材質について、4/17に施工業者から説明があった。 屋根は半透明茶系プラスチックスとし、L字形鉄骨で支える。 鉄骨の色については隣接する非常階段の色に合わせて決定した。 (3)駐車場棟エレベーター工事に関する追加説明について エレベーター業者から、地震発生感知の際の最寄り階への自動着床装置について、次のような追加説明があった。 ・当マンション駐車場棟の各階の高さが通常の階高より高く、最寄り階まで移動させるには時間がかかり逆に危険となるため、自動着床装置を利用できない。 ・各階間を移動中、自動着床装置が作動する程の地震を感知した場合はその位置で機械が自動的判断し停止する。 ・地震が収まり安全が確認された時点で、操作機器を手動で操作し最寄り階まで移動させることになる。 ・操作機器はマンションのエレベーター機械室等に設置可能。 操作機器は万が一の場合に管理人または役員で早く対応できるよう、設置箇所については管理人室に設置することとした。 操作方法は、機器設置完了後に管理人および管理組合役員に対して説明が行われる予定。 また、今回の更改工事により2基ともエレベーターが停止する時間帯のお知らせを、文面を変えて作成し、再度配付した。 (4)エレベーター改修工事に対する国土交通省からの補助金について エレベーター業者から、国土交通省のエレベーター改修工事に対する新たな補助金制度が設けられたとの情報により、申請を行った。 補助の対象となるかは現時点では不明であるが、マンション登記簿謄本など必要書類を準備し、エレベーター業者に申請を依頼した。 (5)網戸、サッシの補修工事業者選定について 前回役員会での決議に従い、最も高い金額を提示した業者を除く二社にアンケート結果を反映させた見積書の提出を依頼し、その結果で施工業者に選定し、役員会としてこれを了承した。 (6)網戸、サッシの補修工事 網戸、サッシの補修工事(対象57戸)の予定について次のような報告があった。 ①事前の採寸が必要な15戸については三日間で採寸を実施する。5/7(火)~5/9(木)(対象の全戸実施した) ②網の張り具合については、気温による収縮対策として緩やかな張りとなる。(ピンと張ると、冬季、気温が下がった時、網が収縮し、フレームが歪む。) ③虫の進入防止および隙間風防止のための「すきま材(モヘア)」の色はグレーで、長毛か短毛かは各戸の状況に合わせて業者が決定する。 ④工事は七日間で実施する。 5/20(月)~5/26(日) 1日あたりの施工可能戸数は10戸を予定している。 ⑤工事完了後は各戸から「工事完了証明」を提出してもらう。 ⑥今回補修工事を実施する57戸については要望が出された箇所の工事内容を集計し、工事業者から見積りが出されている。 57戸を工事実施で訪問した際に工事業者に別の箇所の追加工事を頼まれても、見積り額では収まらなくなるので、追加工事には個別に応じられないことを工事業者と確認した。 (7)不具合電気ブレーカー(1基)の取替え工事について 5/1(水)に予定されていた共用部分電気ブレーカー取替え工事は、業者注文の部品未着のため延期された。 部品が入荷後に工事日程を調整する。 議題3.その他 (1)駐車場区画の私物について 「駐車場区画の私物」について、置かれている物の種類など役員で再度現況の調査を実施したことが報告された。 私物を置いている事情について説明があった利用者もおられるが、防火上是正せざるを得ないとの判断は役員会としてやむを得ないとして、5月末までの撤去依頼を掲示により行うこととした。 (5/10掲示済み) (2)駐車場来客用スペースの常時利用について 来客用スペースとして設定している駐車場スロープに常時駐車していた居住者に対して注意喚起したことが報告された。 常時利用者のうち1名は既に外部駐車場を確保されて解決した。 (3)チラシ類の集合郵便受け投函注意文書について 前回役員会で出された意見に基づき、太文字で再掲示した。 (4)NPO法人 長崎県管理組合連合会(NPO 長管連)について 長管連役員が当マンションに来館され、組合長に対して長管連理事への就任要請があったことが報告された。 長管連の理事が不足しNPO法人の資格要件を満たすことが難しくなってきている状況であるとの事情説明があったとのことで、これまでの経過はあるが、現状では当管理組合は正会員の立場であることから、要請を受諾したとの報告が組合長からあった。 議題4.4月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)4月度の主な支出 ①水道光熱費:共用部分電気料 ②備品消耗品費:コピーカウンター料 (2)管理費等の未納については、先月に引き続き未納月数が増加した組合員は2名であったとの報告があった。 協議の結果、今回未納月数が増加した組合員については、1名は前回に引き続き長期不在で本人に会うことが出来ないことから親族に会って現在の状況を説明する。他の1名については直接本人に催告を行うこととした。(長期不在の方は親族も携帯電話やメールが繋がらなく、連絡が取れないとのことなので、現住所(県外)を教えてもらい、簡易書留で催告状を郵送することにした。) 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年6月12日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年6月12日(水) 19:30~20:40 出 席 者 組合長 副組合長2 役員3 会計 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)建物調査・診断結果で提言された補修工事等の費用の支払い(完了) 建物調査・診断結果で提言された補修工事の費用の支払いは完了した。 5/14支払い済み (2)現在提出されている工事等の請求書(5件)について ①駐車場棟エレベーター更改工事 ②住居棟エレベーターキズ補修 ③R階屋根新設工事 ④屋上のパラボラブースター防水ボックスのふた破損による取替え工事 ②についてはキズを付けた業者が支払うことを確認済み。 役員会後提出があったもの ⑤網戸、アルミサッシ補修工事 以上5件の請求書が提出されている。 (3)現在提出されている工事等の見積書(4件)について ①自動火災報知設備受信機バッテリー等取替え ㈱長崎ガードシステム ②連結送水管法定耐圧試験 ㈱長崎ガードシステム ③受電盤電灯用ブレーカー取替え 九州電気保安協会 ④エレベーター籠内手すり設置工事 三菱電機ビルテクノ㈱ 以上4件の見積書が提出されている。 ④については要望される声があり見積りの依頼をしたが、設置に反対される方も多く、今後検討をした上で結論を出すこととした。 議題2.工事関連(建物関連補修工事、網戸・サッシ補修工事等) (1)R階新設屋根工事(完了) R階住居棟エレベーター前の屋根新設(増設)工事は予定通りの工事期間で完了した。 6/8 完了 (2)駐車場棟エレベーター更改工事について(完了) ①5/7に着工し、予定通りの工事期間で完了した。 5/31 完了 ②5/27に業者から更改されたエレベーターについて説明を受けた。 ③駐車場棟1F~2F間の緊急停止システムが作動した場合の対処方法(手動による操作)について説明を受けた。 ※当マンションの駐車場棟1F~2F間の階高が高く(9m)、強い地震を感知した場合にその時の籠の位置によっては最寄りの階まで籠を動かす方が危険なため、地震の揺れを感知した位置で停止させることになる。地震の揺れが収まった後に籠を手動で操作する装置が設置されており、今回その操作方法の説明を受けたもの。 (3)網戸、サッシの補修工事について(完了) 前回役員会で承認された見積金額どおりの内容で工事が完了した。 6/7 完了 施工対象が当初の件数より2戸(長期留守宅等)増加となったが、軽微な工事で対処できた住戸があり、見積りどおりの工事費となった。 また、今回の補修工事に関連して個別の工事を依頼された住戸があったが、管理組合発注の工事としては対応できない工事であることを施工業者と確認した。 (4)建物調査・診断実施時の未実施復旧作業について(完了) 昨年実施された建物調査・診断の際に、コンクリート強度調査のため外壁のコア抜き(一部抜き取り)をした部分の再塗装が未実施であることが判明し、管理組合から連絡をした結果、塗装工事が実施された。 5/31(完了) (5)エレベーター籠内のキズ補修工事(完了)と工事費の本人負担について 家具搬出の際に業者が住居棟エレベーター籠の壁を傷つけるという事案が発生し、6/11に補修工事を実施した。 この件については家具を搬出した住戸の区分所有者(外部居住)に簡易書留郵便で顛末を報告し補修工事費の請求を行ったところ、業者から連絡があり、支払い方法等について協議した結果、6/20に工事費を当マンションに持参することとなった。 (6)屋上のパラボラアンテナ用ブースターボックスの破損と取替え(完了) 屋上に設置されているパラボラアンテナ用のブースターボックスのふたが強風により外れ破損したため、ボックスの取替え工事を実施した。 6/10 完了 議題3.その他 (1)駐車場区画の私物について(文書による注意喚起と撤去依頼) 5月末までの撤去を依頼していた駐車場区画の私物については、10区画で撤去されないままとなっている。 6/2に発生した部外者によるイタズラ事案に関連して駐車場利用者全員に注意喚起と再度私物撤去について文書を配付した。(6/4配布) (2)専有部分リニューアル工事について (リニューアル工事の実施は必ず掲示し、周知する。) 5月に行われた専有部分のリニューアル工事に関して、工事の音についての問い合わせが複数の居住者から管理人室にあった。 工事については管理組合に届け出られていたが、掲示が遅れたことにより居住者から問い合わせを受ける事態となった。 今後は届け出られた工事の内容、期間について速やかに掲示することとし、施工業者に対しては、日曜日の工事禁止、施工日においても作業は18時までとすることを確認することとした。 (3)マンションネットワークの回線故障について(故障と復旧) 5/30の午後10時頃、マンションネットワークの回線に異常が発生し、翌31日に機器をNTTが取替え、午前10時40分に復旧した。 原因は、管理人室に設置されている光回線の接続機器(回線引き込みのボックス)の故障であった。 (4)駐車場棟火災報知機の発報について(文書による状況報告と注意喚起) 6/2午後11時過ぎに当マンションの駐車場棟の火災報知機が作動して非常ベルが鳴動し、消防と警察が来館するという事案が発生した。 駆け付けた役員、居住者が駐車場棟内を見廻り調べたが火災は発生していなかった。 防犯カメラの録画を役員・警察官で確認したところ、部外者の老人(男性)がエントランスホールの火災報知ボタンを押したことにより発報したことが判明した。 その男性は認知症を患っているとのことで警察官はその男性の素生を把握しており、これまでにも街中を徘徊しているようである。 この事態を受けて、今回は火災報知ボタンを押すという行為で済んだが火を扱う可能性もあることから、駐車場利用者全員に文書による注意喚起を行ない、駐車場区画の私物の撤去要請を再度行った。(6/4配布) (5)防犯カメラの位置修正について(完了) (4)の事案発生を受けて、エントランスホールに設置している防犯カメラで火災報知設備をはっきり捉えることができるよう、カメラの位置を移動させた。 実施日 6/12 (6)管理人室機器の説明について(火災発生時の緊急対応の確認) 6/2に自動火災報知機が発報した際に誤報と確認できた後に非常ベルをすぐに停止できなかったことから、会議後、役員全員が当マンションの自動火災報知設備(管理人室内)の操作要領について説明を受けた。 その際に防犯カメラの録画再生要領についても説明を受けた。 今後、火災報知機が作動し非常ベルが鳴動した場合、気が付いた役員は管理人室にすぐ集まり、その後の行動の手順について確認した。 (7)組合長から、長崎県マンション管理組合連合会(長管連)の現在の取組みについて報告があった。 水道メーターは8年で更改するよう計量法で定められている。 長管連では、会員以外のマンションにも働きかけ、長管連の要望として県の費用負担で更改工事を実施するよう県に要請する取組みを進めている。(当マンションはH24年3月に全戸更改実施済み) 議題4.5月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)5月度の主な支出 ①水道光熱費:共用部分電気料4月分 ② 〃 5月分 5月度には雑収入に九電電柱敷地料(1年分)が計上されている。 (2)管理費等の未納については、未納月数が増加した組合員は2名であったとの報告があった。 今回未納月数が増加した組合員については、引き続き催告を行うこととした。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年7月9日(火)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年7月9日(火) 19:30~20:30 出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員2 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)現在提出されている工事等の請求書(6件)について ①駐車場棟エレベーター更改工事 ②R階屋根新設工事 ③屋上のパラボラブースター防水ボックスのふた破損による取替え工事 ④住居棟エレベーターキズ補修 ⑤網戸、アルミサッシ補修工事 ⑥受電盤電灯用ブレーカー取替え 以上6件の請求書を受理しており、今月中にすべての支払いを実施する予定。 (2)現在提出されている工事等の見積書(3件)について ①自動火災報知設備受信機バッテリー等取替え ②連結送水管法定耐圧試験 ③エレベーター籠内手すり設置工事(保留中) 以上3件の見積書が提出されている。 検討を継続し、実施するものについては今年度中の実施を予定する。 (3)住居棟エレベーターキズ補修工事費の一部入金について 住居棟エレベーターのキズ補修工事についてはキズを付けた業者が費用を支払うことで合意している。 工事は6/12に完了し、6/20に工事費用の一部の入金があった。残金については分割で入金される予定。 (※7/10 残金の一部入金済み) 議題2.工事関連 (1)受電盤電灯用ブレーカー取替え(完了) 受電盤電灯用ブレーカーの取替え工事は当初5月に予定されていたが部品の調達遅れによって延期していた。部品が整い6/28に完了した。 (2)駐車場棟及び共用部の照明器具のLED化について 駐車場棟及び共用部の照明器具は現在蛍光管の照明器具となっているがLED化してはどうかとの提案が業者からあった。 具体的な提案書の提出を待って、節電効果と費用効果を検討し結論を出すこととした。 (3)エントランスホールの防犯カメラの設置位置移動に伴う電気配線工事 (完了) エントランスホールの防犯カメラの設置位置を火災報知機まで撮影範囲に捉えられるよう移動工事を実施したが、それに伴って必要となった電気配線工事(既存配線用孔の補修など)が7/1に完了した。 議題3.その他 (1)短時間の停電発生とそれに伴う作業について 6/14(月)早朝6時40分頃10秒程度、マンション全体が停電したことが報告され、その際の対応結果についても報告があった。 ①管理人室の火災総合受信盤の「Ⅲ連結送水管設備・減水」警報が発報 ②防犯カメラの録画停止 ③エレベーターの停止 ①については役員が住居棟1階の防火水槽室の復旧操作を行った。 ②については異常発生信号が三菱電機ビルテクノ㈱に送信され、係員 が当マンションに駆け付け復旧させた。 ③については停電時にエレベーターを利用されていた方が1名おられたが、今回は停電時間が10秒程と短かったため停電復旧とともにエレベーターも復旧した。 (2)防災関係 ①当マンション全世帯に非常時の対応に関する文書を配付し、一斉放送用スピーカーの点検実施についてのお知らせ文書を配付。(6/14実施) 6/13(木)の自治会役員、班長会において「ボンヌール長崎自主防災組織」の役員配置図の承認を受けた。その際に、各戸に設置してある一斉放送用スピーカーの使用と音量調整について意見が出され、設置から10年以上経過していることから、実際に試験放送をして音量調節、点検を実施する(9月を予定)こととし、文書を配付した。 音量調節は各戸スピーカーでそれぞれ実施してもらう必要がある。 また、試験放送は非常時の使用と同じく人の声(男性の声、女性の声)で実施するよう業者からの説明があった。 ②6/14(金)、長崎市防災危機管理室に自主防災組織登録の手続きを行った。 登録したことにより、長崎市から非常用備品の無料配布を受けることができるようになったため、所定の非常用備品リストから希望する備品のリストを自主防災組織で作成して長崎市に提出することとした。 (7/11自治会役員班長会において説明、承認済み) (3)西部ガス展示会開催(7/26、27)を承認。 西部ガスから当マンション集会室前広場での展示会開催の申入れがあっている。 昨年の展示会も専有部分の修理、改修に利用した組合員がいたことが報告されていることから、今回も展示会開催について承認した。 議題4.6月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)6月度の主な支出 ①保守維持費:防犯カメラ関係5月分 ②備品消耗品費:コピーカウンター料5月分 (2)管理費等の未納については、未納月数が3ヶ月以上で増加した組合員は3名であったとの報告があった。 今回未納月数が3ヶ月以上で増加した組合員については、役員が催告を行うこととした。(7/15、16 催告済み) 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年8月7日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年8月7日(火) 19:30~20:45 出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員3 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連 (1)工事関係の費用支払い(8件)について(完了) ①駐車場棟エレベーター更改工事 ②R階屋根新設工事 ③屋上のパラボラブースター防水ボックスのふた破損による取替え工事 ④住居棟エレベーターキズ補修 ⑤網戸、アルミサッシ補修工事 ⑥受電盤電灯用ブレーカー取替え 以上6件を7/26に支払った。 また、次の2件を8/1に支払った。 ①マンション火災保険料(5年契約一括払い) ②長崎県管理組合連合会(長管連)年会費(6月~5月) ※長管連総会は7/29(月)に開催された。 (2)現在提出されている工事等の見積書(4件)について ①自動火災報知設備受信機バッテリー等取替え ②連結送水管法定耐圧試験 ③エレベーター籠内手すり設置工事(保留中) ④テニスコートポール修理(材質により2通りの見積りが出された) ステンレス製 スチール(鉄)製 以上4件の見積書が提出されている。 ④については使用時のみ設置するのであればスチール製でもよいだろうが雨に濡れることもあるという条件を考えればステンレス製がよいのではない かとの意見が出され、ステンレス製で工事を依頼する。また、工事業者については長崎にはないため、福岡の業者となる。 (3)住居棟エレベーターキズ補修工事費の一部入金について キズを付けた業者からこれまで入金の残額は8/20に入金の予定。 議題2.工事関連 (1)ソフトバンク携帯電話基地局の旧機器撤去工事について 昨年12月に実施された当マンション屋上の基地局無線配線工事で不要となった機器(200㎏ テニスコート階段部分の機器)のクレーンによる撤去工事が実施された。(7/22~23) (2)駐車場棟及び共用部の照明器具のLED化について 業者から提案されていた当マンション共用部照明のLED化については省エネ効果が期待できる駐車場棟照明の設置場所(駐輪場、駐車場、避難口誘導灯等)に絞り込んだ提案書が提出され、業者の担当者から内容の説明を受けた。 ・省エネを目的としたプランとなっている。 ・コスト効果が出るところだけをピンポイントでご提案している。 ・こちらのマンションは高圧引込電力を利用されているため通常のマンションの電気使用料単価(およそ21円)より安価(12円)になっており、リニューアル工事費の償却年数が長くなる。 ・駐車場棟は照明器具が古く、錆が発生している。漏電防止のために器具からの取替え時がきていると判断した。工事費は8年で償却可能である。 ・マンション玄関前のスポットライトは器具ごとの交換が必要であり今回のプランには含めていない。 ・避難口誘導灯の償却年数は試算では11年を必要とするが、器具の劣化も目立ちバッテリーの交換時期を迎えている誘導灯も多く、バッテリーを交換することを考えれば省エネだけでの費用対効果より実際の効果は大きいと言える。 ・省エネを目的としたリニューアルという点では駐車場棟照明のリニューアルはおすすめ。 ・住居棟(各戸玄関前通路照明等)のプランは償却におよそ14年必要であり、省エネを目的としたリニューアルであれば効果が少ない。 以上のような内容の説明を受け、業者退室後にこの件への対応を検討した結果、出された意見は ・電気料金は九州電力との高圧電力の契約期間が切れる今年10月分料金か ら値上がりする。 ・器具自体が劣化しており、いずれにしても取替えは必要。 等々の意見が出された。 今年9月には消防用設備点検が実施されるが、誘導灯はバッテリーの取替えが必要となることが予測されるので取替え工事費を予算化している。バッテリーの取替え工事をLED化工事に変更し、今年度中にリニューアルする。 他のLED化工事については次回総会に議案を提出する方向で検討していくこととした。 (他のLED化工事の提案内容) ・駐車場棟の照明 駐車場棟の照明は設置している蛍光灯の数が多く、LED化は省エネ効果が 大きい。照明器具(笠)の更改工事を伴ったとしても工事費の償却年数は8 年となる。 ・駐車場棟エレベーター前通路の照明 機能維持(器具の劣化による漏電防止)のための照明器具の交換工事とLED化 ・住居棟共用部照明 住居棟玄関前通路照明のLED化 議題3.その他 (1)「ガス導管劣化検査等支援補助金」の案内パンフレットについて 「一般社団法人 都市ガス振興センター」からマンション敷地内ガス管の埋設部分について、取替える場合の費用はマンション管理組合負担となること、取替え工事に対して補助金が出ること(費用の4分の1、上限2,000万円)を主な内容とする案内パンフレットが郵送されてきた。 昭和50年代くらいまでに使用されていたガス管には経年劣化する材質のものがあるとのことで、平成2年竣工の当マンションは該当しない可能性が高い。 (2)防災関係 ①長崎市危機管理室主催で、新たに登録した自主防災組織を対象とした会議が開催され、防災資機材の補助についての説明があったことが報告された。 先月お知らせした防災資機材の長崎市からの補助品目は7/11の自治会役員班長会に諮り希望品目(ヘルメット、充電式ラジオ、拡声器等11品目15点)を決定した。 補助希望品目申請は各自主防災組織から提出期限の9/5までに申請する。(※具体的な品目と個数は自主防災組織から一覧表を各班供覧する) ②各住戸内の緊急連絡放送用スピーカーの機能点検及び音量調節については、 実施予定日時:9月1日(日) 11時~・16時~(2回) 実施方法 :各住戸内のスピーカー音量を「1」に設定してもらい、男性の声と女性の声両方で試験放送する。 結果検証 :機能点検結果についてはアンケート方式で回収し、その結果で個別対応が必要であれば対応する。(回線断線、音量設定等)「1」でも音量が大きすぎる場合は放送するマイ ク側の調整を検討する。 以上の要領で、案内及び検証を行う。 各住戸で音量の感じ方は異なるため画一的な設定はできない、全戸に放送されるため何度も点検実施という訳にはいかない、アンケート結果で音量の目安(1~3)をお知らせできればよいのではないか等々の意見が出されたが、点検は「1」に設定してもらっておくことが前提となるため、まずはこれを周知する取組みが必要との考えで一致した。 (3)マンション総合保険(火災等)の保険期間満了に伴う更改手続き 当マンションのマンション総合保険はこれまでの3年契約が8月8日で満期を迎えるため更改手続きを行った。 昨年保険料率が改定され、前契約と同条件では保険料が値上げされることになるため、再取得価格を変更し5年契約とすることにより、これまでの保険料に1年・1戸当たりの金額で186円増額した保険料での更改とした。 ・保険料比較 これまでの保険 4,314円/年・戸 これまでの保険と全て同条件での更改 5,001円/年・戸 今回更改保険 4,500円/年・戸 (4)マンション住居棟通路手摺り壁(外面)の汚れ(笹苔)の洗浄 通路手摺り壁の外面に付着していた笹苔は管理人により除去された。 議題4.7月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)7月度の主な支出 ①水道光熱費:共用部分電灯電気代6月分 〃 7月分 ②特別修繕工事:議題1(1)の工事関係6件 (2)管理費等の未納については、未納月数が3ヶ月以上で増加した組合員は2名であったとの報告があった。 今回未納月数が3ヶ月以上で増加した組合員のうち2名からは入金予定計画について回答書が提出されていることが報告された。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年9月11日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年9月11日(水) 19:30~20:30 出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員3 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)費用支払いについて(2件完了) ①マンションネットワークドメイン管理費等 ②ホームページ登録、更新作業契約料 以上2件について今年度(平成24年度)分を支払った。(9/3) (2)住居棟エレベーターキズ補修工事費の業者負担(完了) キズを付けた業者から補修工事費負担の残金14,000円の入金があり、これをもって、工事費は管理組合として全額受領を完了した。 (3)現在提出されている工事等の見積書(6件)について ①自動火災報知設備受信機バッテリー等取替え ②連結送水管法定耐圧試験 ③エレベーター籠内手すり設置工事(保留中) ④避難口誘導灯のLED化(全館25台) ⑤テニスコートポール修理(ステンレス) ⑥屋上照明器具交換 以上6件の見積書が提出されている。 ⑤については前回役員会での決定に従い、ステンレス製での取替えを依頼し、本日工事が完了した。(9/11) (※④⑤⑥については工事が完了し、工事費も年度内支払いを完了した。) 議題2.工事関連 (1)共用部分照明器具のLED化について 業者から提案された共用部分照明器具のLED化については、前回役員会で決定したとおり、避難口誘導灯がバッテリーの交換時期を迎えているので、バッテリーの交換からLED化に変更し、LDE化工事を今年度中に実施する。駐車場棟、管理人室、外階段の照明器具については11月開催予定の通常総会で議案として提出し、承認を得た後に実施する予定。 (※館内避難口誘導灯25台。集会室については改装時にLED化を完了している。) 避難口誘導灯のLED化工事は、次の日時で実施される予定。(工事完了) 期 間: 平成25年9月17日(火)および18日(水) 時間帯: 9:00~17:30 (※工事は予定の日程で実施済み。11階~14階の誘導灯8個の吊金具の揺れ防止補強工事 9/30 完了) (2)テニスコートポールの修理工事について(完了) ポールの取替えを本日(9/11)実施したが、実施にあたってはポールの受け筒が駐車場天井に突き出ているため、工事の際の落下物に備えて直下の駐車区画の車両に移動の協力をお願いした。 議題3.その他 (1)防災関係(緊急放送設備点検、備品要望書、家族票) ①9/1(日)にマンションの緊急放送設備点検を予定どおり実施した。 各戸にお願いしている点検結果のアンケートを回収中。(最終集約94戸提出) (※アンケート回答では、テスト放送の声が聞こえないとの回答は1戸も無く、回線断線などの故障は発生していないと判断した。) ②防災関係備品要望書は市に提出済み。 ③家族票の提出依頼について 非常緊急時に正確な住民の把握が必要となるため、自治会とマンション自主防災組織で「家族票」の提出を各戸に依頼して、当マンション居住者の現況の確認作業を実施中。 家族票への記入は9/1(日)現在、当マンションを現住所として市に登録している家族及び同居人全員を対象としている。(集約 9/30現在 107戸提出) (2)駐車場関係 ①駐車場車路の曲がり角(コンクリート柱)が視認しにくく危険との指摘があったため、柱の角にオレンジ色のゴム製ガードを取り付けた。 (駐車場2~4Fの坂カーブ下側) ②スロープへの夜間駐車について 夜間、スロープを常時駐車場所として利用している車両(2台ほど)があるとの報告があり、該当車両には注意文書を貼ることとした。 ③駐車区画の私物については撤去されていない区画があるため、今後も個別に撤去を要請する。 (3)テニスコート設備の整備とテニス用具の購入(完了) テニスコートポールの取替えが完了し、近日中にネットも購入する予定。 また、居住者に気軽に利用してもらえるよう、ラケット、ボールも管理組合で購入して貸出しできるように準備することとした。(9/28 テニス用具類購入完了) 今回ポールをステンレス製としたが、出来るだけ長く利用できるようポールはコート使用時のみ設置し、それ以外は収納保管することとした。 (4)1F店舗内の雨漏りについて(防水工事完了) 1F店舗から、店舗内に雨漏りが発生しているとの連絡があった。 店舗内の雨漏りの現場はかなりの量の雨漏りで、マンション玄関エントランス側からの雨漏りではないかと判断した。 エントランス出入り口上方の屋上テラス部分を調べたところ、テラスに数センチの深さで雨水が溜まっており、そこからカベを伝って店舗側へ浸入していると思われた。テラス部分についてはコーキングで補修した。 しかし、外から屋内テラス側への雨水の浸入経路が確認できず、防水業者に状況を見てもらい見積りを提出してもらうこととした。 (※駐車場5階スロープ土間及び手摺からテラスに雨漏りしているとの業者判断により、業者による防水工事を実施した。 9/24)、 (5)駐車場棟エレベーター籠ガラス部分の蜘蛛の巣について 建物側扉とエレベーター籠との間に蜘蛛の巣があるとの報告があり、エレベーターの保守委託業者に除去を依頼することとした。 (9/12エレベーター点検時除去済み) (6)当マンション敷地内での野菜移動販売について 車両での野菜移動販売業者に敷地内のいずれかの場所の利用(週1回)が認められるか否かについて問い合わせがあり、対応を協議した。 ・時間を決めておけばよいではないか。 ・車の大きさにもよる。宅配便や郵便局、朝夕のディサービスの送迎車両の出入りも多く、車椅子利用もある。玄関出入りの妨げにならないよう配慮すべき。 ・マンション玄関前歩道通行の妨げになるとの声が出る可能性がある。 ・野菜類は重いため、高齢者にとっては敷地内で自分が直接見て購入できることはよいことではないか。 ・花なども求める人が多いのではないか。 等々の意見が出され、自治会の回覧でこの件に関して居住者に意見を求めて、その後検討して結論を出すことで意見が一致し、自治会役員・班長会にその旨報告することとした。 (9/12、自治会役員・班長会で説明し、班毎意見集約のアンケートを回覧、回収中。) 議題4.8月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)8月度の主な支出 ①備品消耗品費:コピーカウンター料8月分 ②雑費:長崎県マンション管理組合連合会年会費 (2)管理費等の未納については、未納月数が3ヶ月以上で未納金額が増加した組合員は3名であったとの報告があった。 今回未納月数が3ヶ月以上で、未納月数の増加に伴い未納金額も増額した組合員のうち2名からは役員に対して事情説明と今後の入金予定について回答があったことが報告された。 また、長期滞納が続いている組合員(1名)について法的手続きも視野に入れて対応を検討しているが、この件に関連して、当管理組合の現管理規約と国土交通省が作成した標準管理規約との相違点について管理会社から説明があった。 その後協議した結果、長期滞納者への対応の根拠を管理規約条項から明確にし、管理組合の利益を守るための対応を迅速に行うことができるよう、標準管理規約の条項を採り入れた規約改正を総会に諮ることも検討することとした。 当管理組合の現管理規約と国土交通省が作成した標準管理規約との相違点については下記記載のとおり。 ボンヌール長崎 管理規約(H10.7.5 臨時総会に於いて規約改正) 第7章 会計 (管理費等の徴収) 第57条 2 組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納付しない場合には、管理組合は、その未払い金額について年利10%の遅延損害金を加算して、その組合員に対して請求する。 3 前項の遅延損害金は、第26条に定める費用に充当する。 4 管理費等の滞納に際し、管理組合の行う訴訟に関する一切の費用は、当該管理費等を滞納した組合員の負担とする。 [参考] 第5章 管理 第2節 費用の負担 (管理費) 第26条 管理費は、次の各号に掲げる通常の管理に要する経費に充当する。 一 〜 十 マンション標準管理規約(H24.1.23発表) 第7章 会計 (管理費等の徴収) 第60条 2 組合員が前項の期日までに納付すべき金額を納付しない場合には、管理組合は、その未払い金額について、年利○%の遅延損害金と、違約金としての弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用を加算して、その組合員に対して請求することができる。 3 理事長は、未納の管理費等及び使用料の請求に関して、理事会の決議により、管理組合を代表して、訴訟その他法的措置を追行することができる。 4 第2項に基づき請求した遅延損害金、弁護士費用並びに督促及び徴収の諸費用に相当する収納金は、第27条に定める費用に充当する。 [参考] 第5章 管理 第2節 費用の負担 (管理費) 第27条 管理費は、次の各号に掲げる通常の管理に要する経費に充当する。 一 〜 十二 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年10月9日(水)19:30から
ボンヌール長崎管理組合 役 員 会 議 事 録 日 時 平成25年10月9日(水) 19:30~20:40 出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員3 監事2 (管理会社) 1名 議題1.会計関連(報告) (1)費用支払いについて(5件完了) ①避難口誘導灯のLED化(全館25台) ②テニスコートポール修理(ステンレス) ③屋上照明器具修理、交換 ④テニスネット等用具購入(スポーツ用品) (9/28購入 硬式用ネット、ラケット硬軟各1組、テニスボール各3) ⑤防水工事(駐車場棟5階スロープ土間手摺り) (2)現在提出されている工事等の見積書(4件)について ①自動火災報知設備受信機バッテリー等取替え ②連結送水管法定耐圧試験 ③エレベーター籠内手すり設置工事(保留中) ④緊急ガス遮断装置保守点検 (住居棟には影響なし。駐車場棟2F倉庫内 10/15に点検実施済み) 以上4件の見積書が提出されている。 (3)請求書関係 平成25年度分(2件) ①マンションネットワーク管理費 ②ホームページ掲載、保守メンテナンス (4)マンションすまい・る債の残高証明書 9月末現在の残高証明書(総会用)は10/10に発送されて来る。(受取済み) 議題2.工事関連 (1)避難口誘導灯25台(全館)のLED化工事の実施について 工事は予定された日程で完了した。誘導灯が小型化したため壁の塗装補修工事を実施し、11階から14階の誘導灯8台の吊金具については揺れを防止する補強工事を実施した。 工事9/17、18 塗装工事9/21(土) 補強工事9/30(月) (2)住居棟A棟の屋上にあるエレベーター機械室に通じる外階段蛍光灯の修理について 修理工事を9/17(火)に実施した。 (3)駐車場棟1階店舗の雨漏りと住居棟エレベーター前の雨漏りに伴う、建物点検と工事の実施について ①駐車場棟1階店舗の雨漏りについては、マンション玄関ホール上部に溜まっていた雨水は駐車場棟5階スロープ土間手摺りからと判断し、防水塗装工事とコーキングを実施した。 工事9/24 ※工事実施後は雨水の浸入は確認されていない。 ②住居棟エレベーター前の雨漏りについては、大雨時、雨樋が雨水を排水しきれず、溢れてR階通路に落ちていることが判明した。対策工事については検討中。 議題3.その他 (1)防災関係 ①マンションの緊急放送設備点検(9/1実施)に関するアンケートの回収結果 ・提出数は94戸(前回役員会議事録記載時と変わらず。) ・「男性の声が大きい」 25戸 この件については、放送が緊急時に行われるものであることから問題とはとらえないものと判断した。 ・「女性の声が小さい」 1戸 この件については、女性が緊急放送を行う場合は、マイクを口に近付けることを注意点とすることとした。 ・放送の声が聞こえないとの回答は1戸も無く、回線断線などの故障は発生していないと判断した。(前回役員会議事録記載時と変わらず。) ②緊急放送用スピーカー未設置2戸からの設置要望 スピーカー未設置(ネットワーク回線は配線済み)であった2戸について、設置の要望があったため、この2戸へのスピーカー設置を長菱ソフトウェア㈱に依頼した。 スピーカーの入荷日確定後、工事日程の調整を行う予定。 ③家族票の提出状況について 非常緊急時の正確な住民把握のために提出をお願いした「家族票」はこれまでのところ108戸から提出され、それに基づく居住者の人口構成など集計を実施している。 ④台風24号の長崎県接近に際して、10/8(火)17時から21時まで、自主防災組織役員の管理人室待機を実施した。 (2)マンション建物に関しての要望について ①戸別訪問営業を防ぐため管理人の監視を強化できるよう、管理人室を自販機前に移動できないか管理組合で検討してほしいとの要望があった。検討した結果、管理人には火災警報器など警報盤の監視業務もあり、各種警報盤の移設は困難であることから、管理人室の移設も困難との結論に至った。 ②集会室を広くできないかとの要望があった。検討した結果、集会室を拡張するためにはマンション外壁の位置を移動させる必要があるが、マンションの外壁は柱組工法の住宅の壁のようには移動させることは困難であること、ベランダ側あるいは広場側に何らかの方法で集会室の一部として利用できるスペースを設けるとしてもそれは共用部分の変更であり、総会で特別決議を必要とする案件であることから、役員会としては現時点で集会室の拡張は困難との結論に達した。 今年度の敬老祝賀会で会場に余裕がなかったことに端を発したご要望であり、次回 は机の配置の変更等で対応する。 (3)B棟裏庭に毛虫が大量発生した件について 10/5(土)にマンション壁に大量の毛虫がくっついているとの連絡があり、役員が異常発生を確認した。 確認後ただちに専門業者に駆除を依頼し、翌日作業を実施した。〈10/6(日)〉 業者からは春と秋の年2回害虫駆除を実施した方がよいとの助言があったが、来春の状況をみて定期的に実施するか結論を出すこととした。 (4)第24回管理組合通常総会の開催について 第24回管理組合通常総会は、平成25年11月24日(日)午前9時30分から開催することとした。 今回は、事業計画の中で共用部分照明器具のLED化工事等を提案し、前回役員会議事録でお知らせした管理規約の一部改正(未納に関する訴訟準備の迅速化、役員対象者の同居親族への拡大)についても議案として提出できるよう準備をすすめる。 (5)野菜移動販売について 前回役員会議事録でお知らせした、当マンション敷地内での野菜移動販売については、自治会でもアンケートを実施して意見を集約中。出された意見については文書にまとめて、10月の自治会役員・班長会でお知らせする。 議題4.9月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について (1)9月度の主な支出 ①ネットワーク設備使用料:レンタルサーバー・ドメイン管理料 ②ネットワーク設備保守料:ホームページ管理費用 ③備品消耗品費:テニス用ネット、ラケット、ボール購入費 ④補修費:避難誘導灯LED器具取替え工事費 ⑤5F駐車場スロープ土間・手摺り防水工事費 (2)管理費等の未納については、未納月数が3ヶ月以上で未納金額が増加した組合員は3名であったとの報告があった。 未納金額が増加した組合員は先月と同じ3名という結果であったが、毎月増加し続けている1名からは何ら連絡もないまま増加していることから、今後必要に応じて迅速に対応できるよう、次回通常総会に管理規約の一部変更の議案を提出する。 以 上 次回役員会開催予定日時 平成25年10月30日(水)19:30から