ボンヌール長崎管理組合
役 員 会 議 事 録
日 時 平成25年1月9日(水) 19:30~20:40
出 席 者 組合長 副組合長2 会計担当 役員3 監事2
(管理会社) 1名
議題1.会計関連(報告)
(1)管理組合預金通帳等の代表者(組合長)名義変更手続きについて
新組合長選任に伴う預金関係の代表者(組合長)変更の手続きが12月12日(水)に完了した。
(2)「すまい・る債」について
「すまい・る債」の申込に必要な書類送付および積立金の第1回支払いが12月13日(木)に完了した。
また、この件に関連して、送金後の預金の一覧表が提出された。
マンション総合保険については今年8月8日に3年間の契約が終了するので、7月には更新の検討が必要である。
(3)管理費増額分返金の取り組みについて
返金対象の組合員のうち返金処理が行われていなかった2名の組合員の返金処理が完了し、これをもって返金の取組みは完了した。
(4)駐輪場使用料過払い分の返金について
駐輪場解約後に駐輪場使用料を管理費等とともに入金され続けていた組合員に対して過払い分の返金処理を実施し、返金が完了した。
(5)住居棟エレベーターリニューアル工事について
12月27日(木)に完了した住居棟エレベーターリニューアル工事の請求書が三菱電機ビルテクノサービス㈱から提出されており、1月中に支払いを実施する予定である。(1/11に支払いを完了した。)
議題2.工事関連
(1)住居棟エレベーターリニューアル工事について
12月27日(木)に予定通り完了した住居棟エレベーターのリニューアル工事については居住者に、工事中には「工事速報」(No.1~5)を、完了後にはご協力へのお礼とエレベーターの仕様についての説明文を各戸配付した。
また、地震波感知装置について、P波(地震発生後最初に到達する小さな揺れ)の感知器は地下に、S波(あとから到達する大きな揺れ)の感知器は屋上塔屋に設置された。三菱電機ビルテクノサービス㈱から「仕様内容のパンフレット」「エレベーター工事前・後の記録写真」の提出があった。
(2)屋上出入口(A棟)の鉄柵扉の補修工事について
鉄柵扉の補修工事について、2社から見積書が提出された。
(金額はいずれも税込み)
U社 腐食部分を鉄での補修 119,700円
〃 アルミ格子に取替え 219,450円
I社 アルミ格子に取替え 241,500円
腐食への耐性を考慮してアルミ格子への取替えで依頼することとし、メーカー製品であるアルミ格子を使用するのであれば低い金額を提示したU社で問題はないと判断して、依頼先はU社に決定した。
(3)建物調査・診断結果で提言された補修について
提言された補修工事(①R階通路屋根補修工事 ②非常階段根元部分防錆工事)に関して、既に見積書が提出されている2社の他に、2社に見積りを依頼して業者選定を行い、3月から4月には工事を実施する予定。(他2社には見積りを依頼済み1/10、1/11)
(4)新たに補修の必要が確認された箇所について
駐車場入口のゲート上部の錆及びA・B・C棟非常階段の1階部分両端に発生している錆の錆止め工事が早期に必要と判断されたため見積りを取り、非常階段根元部分およびR階通路の補修工事とともに施工する予定。(その外、見積りを依頼した業者から補修箇所説明時、駐車場入口崖のコンクリート爆裂部は早期に補修した方がいいとの助言があり、補修工事を施工する予定)
(5)駐車場棟エレベーターのリニューアル工事について
総会で承認されている駐車場棟エレベーターのリニューアル工事については、4月に住民説明会を2回開催し、5月上旬から5月末までに施工する予定を確認した。
住居棟と異なり2基同時にエレベーター使用不可の日を設定する必要があるため、その日程は慎重に検討して居住者に提案することを確認した。(1月末までに、工事見積りと工事工程表の提出がある予定)
(6)網戸・サッシの補修アンケートについて
網戸・サッシの補修希望に関するアンケートを作成して配付することとした。今回が管理組合による網戸・サッシ補修工事の最終アンケートとなる予定。
議題3.その他
(1)「守秘義務・個人情報取り扱い」の誓約書について
「守秘義務・個人情報取り扱い」に関する誓約書の提出を新役員に要請し、新役員全員から提出があった。
(2)「役員会議事録」の掲示について
全組合員に配付している「役員会議事録」をこれまで掲示板に掲示してきたが、その必要性・有効性を協議した。
協議の結果、議事録の掲示は取り止め、「お知らせ」に主な議題を紹介して掲示することを確認した。「役員会議事録」の全戸配布は従来どおり。
管理組合ホームページへの掲載についてもこれまでどおり個人情報を削除して掲載する。
(3)九州電力からの共用部分の電気料金値上げの「お知らせ」が届いた
九州電力から届いた電気料金値上げのお知らせの内容に関して、
・値上げの実施日は平成25年4月1日であるが、現在の当管理組合との電力供給契約期間が平成25年8月31日までとなっているため、当マンションの値上げは10月分電気料からとなる。
・共用部分電気料金の年間値上げ額(増額分)はおよそ25万円となる見込み。
との文書説明の内容である。
(4)マンションの管理などに関する調査(長崎市)について(報告))
長崎市から、マンションの維持管理を行なう上で、長崎市が、今後、マンションに対してどのような支援等が必要かを検討するため、マンション自体で自治会を構成しているマンション管理組合を対象に「マンション管理等に関するアンケート調査」が実施された。
アンケートは組合長が記入し提出済み。
アンケートの質問内容は、管理組合は組織されているか、築何年か、管理規約等は制定されているかなどであった。
この件に関連して当管理組合の管理規約策定・改正への取り組みの経過を調べまとめた資料を作成した。
アンケートに関し参考とした下記資料はパソコンで取り出した。
・「マンションの維持管理状況に関する調査」(H17.3)の集約結果
・「マンション管理標準指針」国土交通省(H17.12)
・「マンション標準管理規約の改正について」国土交通省(H23.7.27)
・「マンション管理標準指針コメント一~五」
(5)役員会年間スケジュール
平成24年度の役員会年間スケジュールが提出され、内容を確認した。
議題4.12月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について
(1)12月度の主な支出
①補修費:共用部照明器具交換費(3ヶ所) 194,880円
②雑 費:総会開催案内・議案書コピー費 48,025円
(2)管理会社から管理費等の未納月数が先月から増加した組合員が2名いることの報告があった。
未納月数が3ヶ月以上となっている組合員に対しては毎月組合長名で催促状を発行し、未納月数が増加している組合員については役員が訪問して催告と事情聴取を実施することとした。
以 上
次回役員会開催予定日時 平成25年2月6日(水)19:30から