ボンヌール長崎管理組合
役 員 会 議 事 録
日 時 平成26年5月14日(水) 19:30 ~ 20:30
出 席 者 組合長 副組合長2 会計 役員3 監事1
(管理会社) 井手
議題1.会計関連(報告)
(1)費用支払いについて(2件完了)
①駐車場棟照明センサー取替え工事
②屋上テレビアンテナ修理
(2)現在提出されている工事等の見積書(1件)について
①給水ユニット用ポンプ整備
以上1件の見積書が提出されているが、現在の状態は、緊急に整備しなければならない状態ではないので、前回役員会で検討したが、しばらくは、状態を観察していくことにした。
(3)未納組合員への取組み
未納組合員のうち4名に対して面談や電話、又は文書で督促を行い、それぞれ全額あるいは一部の入金があった。
議題2.工事関連
(1)外階段コーキング部分補修について
A,B,C外階段のコーキング施工部分の劣化箇所(水が浸入する状態)の補修は、前回役員会で説明があったとおり、現在も役員と管理人で作業をすすめている。
(2)R階通路の屋根の雨漏り点検依頼について
R階通路の屋根のガラス周りの数ヶ所からの雨漏りが確認されたため、工事した業者に点検を依頼した。
議題3.その他
(1)駐車場関連
1)不法駐車車両への注意
管理人室前の駐車記録簿に記載せず、来客用駐車スペースに駐車していた車両に対して文書による注意を実施した。
2)駐輪場及び駐車場の配置図の現行化への取組みについて
①85台の契約駐車車両のうち40台は、車両台帳に記載された車両から変更されていた。
②現在の「駐車場賃貸借契約書」に「車両No.」と「車種」の記載欄が設けられていないこと、車両の入れ替えの際に「変更届け」の提出をしてもらっていなかったことが原因。
③現在、車両所有者に「調査票」を配付して提出をお願いし、現況把握を進めている。
④今後は、契約車両の把握のため、「駐車場賃貸借契約書」に「車両No.」、「車種」の記載欄を設け、車両入れ替えの際は「変更届け」を提出してもらうことにする。駐車場の「車両台帳」は常に現行化しておく。
⑤駐輪場については、配置図の現行化を進めていたところ、バイクを廃車したにもかかわらず銀行の自動振替金額変更手続きをしていなかった利用者が2名いることが判明した。
1名については管理組合からの返金が完了した。もう1名については銀行への手続きを完了されたので、銀行通帳で金額の変更を確認後、返金する。
(2)ネットワークの送受信不良と回復について
4月17日(木)午前9時頃、住人から、メールの送受信が出来ないと連絡を受けた。調査した結果、ネットワーク接続業者のサーバー回線の不具合が原因と判明。
4月18日(金)午前1時頃に復旧した。
(3)防災講演会の開催について
防災講演会が、6月1日(日)の14時30分から16時30分に、長崎市消防局5階講堂で開催されることが報告された。
(4)西部ガス展示会開催の申請について
西部ガスリアルライフ長崎㈱から、5月23日(金)、25日(土)の両日、10時から17時まで、R階広場で展示会を開催させて頂きたいとの申し入れがあり、これを承認した。
議題4.4月度の管理組合費月別収支及び未納状況等について
(1)4月度の主な支出
①水道光熱費:共用部分電気使用料3月分
②備品消耗品費:ABC粉末消火器(13本)
③補修費:外部階段補修工事
(2)管理費等の未納については、未納月数が3ヶ月以上で未納金額が増加し
た組合員は1名であったとの報告があった。
以 上
次回役員会開催予定日時 平成26年6月11日(水)19:30から